Systeemdenken om de examinering efficiënter te laten verlopen

Vorig jaar heb ik me verdiept in het verbeteren van het verantwoordelijkheidsgevoel en zelfregulering bij studenten, zodat de examinering efficiënter zou verlopen. Hoewel het steeds beter gaat, blijven er struikelblokken die ik nog meer aan zou willen pakken.

Dit jaar wilde ik hierop doorgaan en een methode gebruiken waar ik tijdens mijn masteropleiding Leren & Innoveren al mee had kennisgemaakt: systeemdenken. Nu dan iets meer gericht op ons als team, in plaats van de studenten.

Wat is systeemdenken?

Er zullen vast meerdere beschrijvingen en methodes zijn, maar ik ben ermee aan de slag gegaan zoals het beschreven is in het boek ‘Systeemdenken, van goed bedoeld naar goed gedaan’ van Schaveling, Bryan en Goodman. Peter Sneijders heeft hier ook een informatief artikel over geschreven.

Door systeemdenken toe te passen, worden die patronen zichtbaar en kun je loskomen van de standaard oplossing die niet meer werkt en dieper naar de oorzaak en gevolgen kijken. Om uiteindelijk dan ook die oorzaak goed aan te kunnen pakken en uit het vastgeroeste patroon te kunnen stappen. Hiervoor is een stappenplan beschreven van zeven stappen om systeemdenken toe te passen.

In dit artikel wil ik jullie meenemen in de stappen die ik tot nu toe uitgewerkt heb. Wel ietsje ingekort, om het wat leesbaarder te houden. En met de opmerking dat ik geen expert ben op het gebied van systeemdenken, dus mijn uitwerking zal vast hier en daar voor verbetering vatbaar zijn.

Stap 1: Beschrijf de incidenten of gebeurtenissen

Er is soms onduidelijkheid bij de studenten over de verwachtingen wat betreft de inhoud van de examens en de wijze waarop formulieren ingevuld dienen te worden. Ze ervaren daarnaast de uitleg van examens door docenten of slb’ers (studieloopbaanbegeleiders) als verschillend, wat tot vragen leidt.

Al die onduidelijkheid leidt ertoe dat examens onnodig op de verkeerde manier ingeleverd worden en dat levert de slb’ers en examenleider extra werk op.

Stap 2: Beschrijf het verloop van de incidenten in de tijd in grafieken

Op het moment dat slb’ers en examenleider bij individuele vragen of problemen het uit handen nemen bij de student, is het voor studenten nog niet altijd duidelijk wat nu de juiste aanpak is volgens de procedures. Hoe vaker een quick fix wordt toegepast, hoe meer studenten ervan uitgaan dat het wel voor hen opgelost wordt en hoe vaker die quick fix nodig is. Het zelfoplossend vermogen van studenten gaat naar beneden, omdat het al voor hun opgelost wordt.

De vragen of onduidelijkheden van studenten gaan hierbij vaak om:

• wat precies inhoudelijk de eisen bij een examen zijn
• welke formulieren toegevoegd moeten worden en hoe deze ingevuld moeten worden

Stap 3: Formuleer de scope en richtinggevende vraag

De scope is hierbij beperkt tot het eigen team, omdat hier de meeste invloed op uitgeoefend kan worden.

De richtinggevende vraag hierbij is:

Waarom blijken de procedures rondom examinering onduidelijk te zijn voor studenten, ondanks vele uitleg en instructie door docenten, slb’ers en examenleider, terwijl duidelijkheid rondom deze procedures van belang is voor studenten om te kunnen slagen?

Stap 4: Identificeer de patronen die mogelijk ten grondslag liggen aan de incidenten

De patronen die hierbij mogelijk ten grondslag liggen, zijn te herkennen in het archetype symptoombestrijding (shifting the burden). Bij dit archetype wordt een probleemsymptoom verholpen, zonder dat het onderliggende probleem wordt aangepakt. Het symptoom blijft aanhouden en vergt steeds meer bestrijding om het onder controle te houden. Door het beslag dat symptoombestrijding legt, wordt de diepere oorzaak niet aangepakt. Het systeem raakt verslaafd aan symptoombestrijding.

De bovenste loop laat de quick fix zien, welke op korte termijn het probleem oplost. Door individueel een student uitleg te geven of te helpen, wordt de vraag weggenomen bij die ene student.  

De onderste loop corrigeert de diepere oorzaak. Wanneer de procedures correct en eenduidig zijn uitgelegd aan alle studenten, neemt dit vragen en onduidelijkheden weg. Hierbij zit er een vertraging in het systeem, doordat studenten bijvoorbeeld niet allemaal aanwezig zijn op het moment dat er een uitleg is.  

De quick fix heeft een versterkende looprelatie met de diepere oorzaak. Hoe meer er individueel bijgesprongen wordt wanneer studenten ergens tegenaan lopen, hoe meer verschillen er in de aanpak van docenten zitten. Dit hindert de eenduidige uitleg/aanpak. 

Het verhelpen van individuele vragen wordt zo dominant, dat het er niet van komt om te werken aan de structurele oplossing, omdat die een tijdsvertraging heeft.

Stap 5: Ga op zoek naar drijvende krachten 

 Dominante mentale modellen in deze situatie kunnen zijn: 

• Laat de student het dan maar even op deze manier inleveren, ik maak het verder wel in orde, zodat het op tijd ingeleverd is. 
• Liever ingeleverd en onvoldoende, dan helemaal niets ingeleverd. Dan maar de feedback bij de beoordeling afwachten om weer te kunnen verbeteren. 
• Als het nu niet meegenomen wordt in de beoordeling, hebben we er straks bij de herkansing nog meer werk aan.

Reflectievragen om de drijvende krachten in beeld te krijgen, zijn: 

• Persoonlijk meesterschap: Hoe heb ik als examenleider bijgedragen aan het uit handen nemen van het probleem van de studenten, wanneer deze niet volgens de examenprocedure weten te handelen? 
• Teamleren/groepsdynamiek: Welk belang hebben slb’ers en docenten bij het op hun eigen manier uitleggen/handhaven van procedures rondom examinering? 
• Systeemscope: Komt dit probleem ook bij andere teams voor? Hoe gaan andere teams hiermee om? Wat voor gevolgen heeft de huidige aanpak voor de branche? 
• Mentale modellen: Waarom kiezen we steeds voor de snelle oplossing door op individuele problemen/vragen in te gaan, waardoor het complete plaatje alleen maar onduidelijker wordt voor studenten? 
• Gedeelde visie: Hoe dragen we met elkaar bij aan een duidelijk en overzichtelijk geheel van procedures? 

Wordt vervolgd….

Stap 6: Plan een interventie

Stap 7: Review de resultaten en het proces

In stap 1 heb ik input gehad van studenten en collega’s. Bij stap 5 heb ik dit ook nog nodig, om weer verder te kunnen met stap 6. Hier ben ik dus gebleven met het uitwerken van de stappen.

Ik hoop binnenkort stap 5 verder in te kunnen vullen en stap 6 vorm te geven. Aan het eind van het schooljaar komt stap 7 pas aan bod, dus het zal nog wel even duren voor ik hier wat over te vertellen heb.

Ben jij bekend met systeemdenken?

Wat denk jij dat er hierbij als interventie ingezet kan worden om het probleem op te lossen?